De stichting moet een unieke naam hebben. De naam van de nieuwe stichting mag niet lijken op die van een bestaande stichting of bedrijf. Bedenk ook dat een fantasienaam unieker is dan een beschrijvende naam. Voordat je de naam kiest kun je in het online handelsregister opzoeken of de naam niet reeds in gebruik is. Je kan ook opzoeken of de domeinnaam nog vrij is. Dat doe je op de website van SIDN.nl

Er is een verschil tussen de doelen die je stelt in de statuten en de doelen die jullie jezelf als stichting stellen. De doelstelling voor de statuten van de stichting, de zogeheten statutaire doelstelling, zal straks door de notaris worden bekeken. Je moet proberen om de doelstelling in de statuten concreet te houden en tegelijk niet te beperkt. Van een te beperkte doelstelling kun je later last hebben. Een korte uitleg.
Regionale beperking. Je wilt iets gaan doen op Bali en wel in het zuiden van Bali. Als je in de statuten nu zou opnemen dat de doelstelling van de stichting is beperkt tot het uitvoeren van project in Zuid Bali dan zit je daar voor altijd aan vast. Je mag namelijk als stichting geen activiteiten uitvoeren die niet binnen de doelstelling van de stichting vallen. Je kan het dan regionaal beter als volgt omschrijven: “projecten op Bali, met een voorkeur voor Zuid Bali, het bestuur kan ook besluiten projecten elders in Indonesië te ondersteunen.”
Aard van de projecten. Je wilt iets gaan doen aan onderwijsprojecten. Als je de doelstelling te beperkt opschrijft dan kan je niet iets doen om arme kinderen te helpen op een andere manier. Dus schrijf dan: het ondersteunen van onderwijsproject, voorlichting, armoedebestrijding of andere projecten naar het oordeel van het bestuur.
De doelstelling zoals jullie die als bestuur hanteren moet je proberen zo “SMART” mogelijk op te stellen. Dat wil zeggen dat je concrete doelstellingen formuleert die een bepaald doel nastreven met een meetbaar resultaat. Bovendien geef je een horizon aan. Dus: we willen binnen 3 jaar 200 waterputten slaan.

Het doel van de stichting mag niet zijn het maken van winst. Ze streeft iets na om te bereiken, anders dan het verdienen van geld. Dat wil niet zeggen dat een stichting geen winst kan maken op bepaalde activiteiten. De winst moet echter besteed worden aan het doel en kan dus niet uitgekeerd worden aan de oprichters of bestuurders.
Je moet bedenken hoe je als stichting aan geld komt. Soms verkeert de stichting in de luxe positie dat ze is opgericht om een bepaald vermogen te beheren. Maar vaker moet de stichting op zoek naar subsidies, donaties en andere inkomsten. Schrijf deze op, ook hier liefst ruim geformuleerd. De stichting mag geen winstoogmerk hebben, maar mag wel activiteiten ontplooien die op zichzelf winst maken. De opbrengst moet dan naar de stichting vloeien. Denk bijvoorbeeld aan de verkoop van spullen, kaarten, T-shirts en dergelijke.

Elke stichting moet een adres hebben. Onder zeer uitzonderlijke omstandigheden kan je dat adres geheim houden voor de buitenwereld. De adressen van de bestuursleden worden niet gepubliceerd in het handelsregister. De notaris heeft echter altijd een adres nodig. Die moet namelijk de bestuursleden kunnen controleren in de openbare registers.
Wil je een geheim adres, dan kun je dat aangeven in de Aanvullende gegevens voor de notaris.
Je kunt direct al opgeven wat het webadres gaat worden. Dan kan de notaris dat gelijk inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Als je nog geen website en/of domein hebt dan kan je dat ook later zelf doorgeven.

ANBI of SBBI. Het kan zijn dat je straks inkomsten wilt halen uit donaties. Er zijn twee verschillende fiscale statussen die hierbij van pas kunnen komen. De ANBI status is de meest interessante. De donateurs kunnen dan de giften aftrekken van de belasting. Om de ANBI status te ontvangen moet je als stichting wel aan wat eisen voldoen. Lees hierover uitgebreid op de site van De Belastingdienst. Kort gezegd: het bestuur moet onafhankelijk zijn en uit minimaal drie personen bestaan. Er moet een website zijn en een beleidsplan (zie ook het hiervoor genoemde Stichtingsplan). De jaarrekening moet door een onafhankelijk persoon worden opgesteld. Kies je voor de ANBI status, dan hoef je alleen het vinkje aan te zetten. Wij passen de statuten achter de schermen aan zodat ze voldoen aan de ANBI-eisen.
Een SBBI is eigenlijk een zeer lichte vorm van ANBI. De giften aan een SBBI zijn voor de donateur niet aftrekbaar. De SBBI is zelf geen schenkbelasting verschuldigd.

Bestuur. Wij gaan uit van een hele normale bestuursstructuur. Daarbij dus geen Raad van Advies en dergelijke. Wel heeft het bestuur de bevoegdheid om commissies in te stellen. Ons advies is ook om het stichtingsbestuur niet te groot te maken. Hoe groter het bestuur, hoe langer de vergaderingen duren en hoe moeilijker het nemen van besluiten wordt. Maak liever ad hoc een commissie om meer mensen bij de stichting te betrekken. Daarvoor kun je ook gebruik maken van een Huishoudelijk Reglement.
Hoeveel bestuurders? Je kan al een stichting oprichten met 1 bestuurder. Voor veel doelen is dat niet handig. Je kan bijvoorbeeld geen subsidie aanvragen. De subsidiegevers zullen de stichting niet als onafhankelijk beschouwen. Ook fiscaal zal de stichting niet snel los van de enige bestuurder gezien worden.
In het algemeen is een oneven aantal bestuurders aan te raden. Bij eventuele besluiten waarover gestemd moet worden is er dan altijd een meerderheid. Een groot aantal bestuurders leidt vaker tot langdurige vergaderingen. Zie ook hiervoor over de mogelijkheid om te werken met commissies.
Zittingsduur bestuurders. Mogen de bestuurders voor eeuwig zitten? Als je een stichting met bekenden opricht vermoedelijk wel. Maar je kan ook een beperking opnemen aan de zittingsduur. Daarbij kan je dan ook bepalen dat de termijn bijvoorbeeld eenmaal kan worden verlengd. Om te voorkomen dat iedereen tegelijk weg moet, staat in de statuten dat het bestuur een schema opstelt.
Beloning bestuurders. Er zijn verschillende vergoedingen mogelijk. De eerste is standaard, de bestuurders kunnen hun onkosten die ze voor de stichting maken declareren. Denk aan reiskosten of andere directe uitgaven. De tweede vorm is dat er een vergoeding is voor de bestuurders. Deze vergoeding is voor de tijd en moeite die de bestuurders investeren in de stichting. De fiscus kent een vrijstelling voor vrijwilligers, je vindt de actuele cijfers op de site van De Belastingdienst.
Boekjaar. Een boekjaar loopt normaal gesproken van 1 januari tot 31 december. Je kan kiezen voor een andere looptijd. Je kan het eerste boekjaar bovendien samenvoegen met het tweede. Hiermee spaar je kosten en werkzaamheden uit in het eerste jaar van jullie bestaan.