De vereniging moet een unieke naam hebben. Nu is dat bij een personeelsvereniging niet zo moeilijk. Meestal is dat de naam van de organisatie met daarvoor of daarna het woord personeelsvereniging. Het gebruik van de bedrijfsnaam kan alleen na toestemming van het bedrijf. Bedenk ook dat een fantasienaam unieker is dan een beschrijvende naam. Je kan opzoeken of de domeinnaam nog vrij is. Dat doe je op de website van SIDN.nl

Er is een verschil tussen de doelen die je stelt in de statuten en de doelen die jullie jezelf als vereniging stellen. De doelstelling voor de statuten van de personeelsvereniging is door ons van tevoren geformuleerd. Het is een standaard doelstelling voor een personeelsvereniging. Je kunt er alle activiteiten onder brengen die gangbaar zijn.
De doelstelling zoals jullie die als bestuur hanteren in het verenigingsplan moet je proberen zo “SMART” mogelijk op te stellen. Dat wil zeggen dat je concrete doelstellingen formuleert die een bepaald doel nastreven met een meetbaar resultaat. Bovendien geef je een horizon aan. Dus: we willen binnen 3 jaar 150 leden hebben.

Het doel van de vereniging mag niet het maken van winst zijn. De vereniging streeft na iets te bereiken, anders dan het verdienen van geld. Dat wil niet zeggen dat een vereniging geen winst kan maken op bepaalde activiteiten. De winst moet echter besteed worden aan het doel en kan dus niet uitgekeerd worden aan de leden of verenigingsbestuurders.
In ons model zijn standaard alle mogelijke inkomstenbronnen opgenomen. Je hoeft die niet daadwerkelijk te gebruiken. Het biedt je echter wel de mogelijkheid om ze te gebruiken. Je kunt ze dus gewoon in de modelstatuten laten staan.
Bedenk hoe je als vereniging aan geld komt. De vereniging moet op zoek naar contributie, donaties en mogelijke andere inkomsten.

Elke vereniging moet een adres hebben. De adressen van de bestuursleden worden niet gepubliceerd in het handelsregister. De notaris heeft wel de adressen nodig. Die moet namelijk de bestuursleden kunnen controleren in de openbare registers.
Je kunt direct opgeven wat het eventuele webadres gaat worden. Dan kan de notaris dat gelijk inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Als je nog geen website en/of domeinnaam hebt, dan kan je dat ook later zelf doorgeven.

SBBI. Het kan zijn dat je straks inkomsten wilt halen uit donaties (ook werkgeversbijdragen zijn donaties). Er zijn twee verschillende fiscale statussen die hierbij van pas kunnen komen. Personeelsverenigingen hebben in principe geen mogelijkheid tot de ANBI status. Een SBBI is eigenlijk een zeer lichte vorm van ANBI. De giften aan een SBBI zijn voor de donateur niet aftrekbaar. De SBBI is zelf geen schenkbelasting verschuldigd.

Verenigingsbestuur. Wij gaan uit van een hele normale bestuursstructuur. Het bestuur heeft de bevoegdheid om commissies in te stellen. Ons advies is om het bestuur niet te groot te maken. Hoe groter het bestuur, hoe langer de vergaderingen duren en hoe moeilijker het nemen van besluiten wordt. Maak liever ad hoc een commissie om meer mensen bij de vereniging te betrekken. Daarvoor kun je ook gebruik maken van een Huishoudelijk Reglement.
Hoeveel bestuurders? Het bestuur van een personeelsvereniging bestaat in ieder geval uit twee personen, maar minimaal drie is het meest gangbaar. In het algemeen is een oneven aantal bestuurders aan te raden. Bij eventuele besluiten waarover gestemd moet worden, is er dan altijd een meerderheid. Zie ook hiervoor over de mogelijkheid om te werken met commissies.
Zittingsduur bestuurders. Mogen de bestuurders voor eeuwig zitten? Als je een vereniging met bekenden opricht vermoedelijk wel. Maar je kunt ook een beperking opnemen aan de zittingsduur. Daarin kun je bepalen dat de termijn bijvoorbeeld eenmaal kan worden verlengd. Om te voorkomen dat iedereen tegelijk weg moet, staat in de statuten dat het bestuur een schema opstelt.

Beloning bestuurders. Er zijn verschillende vergoedingen mogelijk. De eerste is standaard, de bestuurders kunnen hun onkosten die ze voor de vereniging maken declareren. Denk aan reiskosten of andere directe uitgaven. In dit geval is het verstandig een declaratieregeling op te stellen. De tweede vorm is dat er een vergoeding is voor de bestuurders. Deze vergoeding is voor de tijd en moeite die de bestuurders investeren in de vereniging. De fiscus kent een belastingvrije vergoeding voor vrijwilligers,
Voor een Personeelsvereniging kun je ook nog met de werkgever afspreken dat de werkzaamheden onder werktijd mogen plaatsvinden.
Boekjaar. Een boekjaar loopt normaal gesproken van 1 januari tot 31 december. Je kunt kiezen voor een andere looptijd. Je kunt het eerste boekjaar bovendien samenvoegen met het tweede. Hiermee spaar je kosten en werkzaamheden uit in het eerste jaar van jullie bestaan.