De notaris heeft een taak om misbruik van rechtspersonen te voorkomen. De notaris kijkt dus wie er uiteindelijk belang heeft bij de oprichting en maakt daarom de UBO-verklaring. Zo kan mogelijk witwassen of ander misbruik worden voorkomen.
UBO-verklaring bij notaris
Bij sommige transacties zal de notaris de betrokken partijen vragen om een UBO-verklaring. Dit moet bij de oprichting of wijziging bij rechtspersonen en andere juridische organisaties. Wat is dat eigenlijk en waarom moet je die invullen?
Anti witwas en toezichtswetgeving
Als via de notaris een transactie plaatsvindt waarbij een BV of andere juridische organisatie betrokken is, is de notaris verplicht om onderzoek te doen naar de identiteit van de betrokken partijen. Hij of zij moet dus een cliëntenonderzoek doen. Daarbij moet de notaris ook vaststellen wie de UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) van die cliënten zijn. Wie is de uiteindelijke belanghebbende bij deze oprichting? De notaris is hiertoe verplicht op grond van de WWFT. Deze verplichting geldt dus voor alle transacties en werkzaamheden die de notaris op grond van de WWFT moet controleren.
UBO-verklaring bij cliëntenonderzoek
Maar waarom moet de notaris controleren en vastleggen wie de UBO van de cliënt (dus de rechtspersoon) is? Om te voorkomen dat natuurlijke personen met kwade bedoelingen, zoals witwassen van geld of financiering van terrorisme, zich kunnen verschuilen achter een rechtspersoon of andere juridische entiteit is de notaris verplicht om de identiteit van iedere UBO schriftelijk vast te leggen.
Dat doet de notaris door middel van een schriftelijke UBO-verklaring die ten overstaan van de notaris moet worden ingevuld en ondertekend. Deze verklaring moet je in ieder geval vóór het passeren van de akte invullen en ondertekenen. De ingevulde UBO-verklaring is vertrouwelijk. De notaris bewaart de UBO-verklaring in het dossier.